Tietosuojaseloste
Yleistä
Rekisterinpitäjä ja Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterin nimi
Mihin henkilötietojasi käytetään
Millaisia henkilötietoja sinusta keräämme?
Säännönmukaiset tietolähteet
Miten käytämme evästeitä
Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?
Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Miten henkilötietosi suojataan?
Sinun oikeutesi asiakkaanamme
Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa
Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Oulun Golf Oy 0732405-9
Oulun Golfkerho Ry 0187676-8
Mikonmäentie 201
90660 Oulu
email.toimisto@oulugolf.fi
y-tunnus 0732405-9
Janne Anttonen
janne.anttonen@oulugolf.fi
Oulun Golf Oy:n / Oulun Golfkerho ry:n jäsen-, osakas- ja asiakassuhteiden, vieraspelaajien sekä Green cardin ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva asiakastietorekisteri. suorittaneiden hallintaan tarkoitettu rekisteri, jossa rekisteröityänä ovat itse tietonsa antaneet henkilöt.
4. Mihin henkilötietojasi käytetään
- Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (mm. yhdistys- ja osakeyhtiölaki)
- Asiakas-, jäsen- ja sidosryhmäsuhteen hoito
- Tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen
- Tilausten toimitus, käsittely ja arkistointi
- Analytiikka ja tilastolliset tarkoituksiin
- Asiakas- ja jäsen- ja markkinointiviestinnän toteuttaminen ja seuranta.
- Asiakaspalautteen sekä asiakaskyselyjen ja –tutkimusten tulosten käsittely, analysointi ja tilastointi.
- Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on jokin seuraavista
- henkilön suostumus
- sopimus
- lakisääteinen velvoite
- oikeutettu etu
5. Millaisia henkilötietoja sinusta keräämme?
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja ja niiden muutostietoja:
Asiakkaan perustiedot
- nimi
- jäsennumero
- yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot)
- sukupuoli
- syntymäaika
- jäsenyyteen liittyvät tiedot
- yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tiedot
- asiakasnumero
- rekisterinpitäjän palveluja koskevat rekisteröitymistiedot (esim. verkkokaupan ja taustajärjestelmäpalvelun käyttäjätunnukset ja salasanat)
- markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet
- Osakkeen omistus- tai vuokraushistoria
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen sekä palveluiden ja sisältöjen käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten:
- ostamista koskevat tiedot, kuten ostettuja tuotteita ja palveluita koskevat tiedot, mukaan lukien tuotteiden takuutiedot, sekä maksamista, laskutusta ja perintää koskevat tarpeelliset tiedot.
- tuotteiden käyttöön liittyvät tiedot
- palautteet ja reklamaatiot
- tapahtumien ja koulutuksiin osallistuneiden tiedot
- markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden hyödyntäminen ja niiden yhteydessä annetut tiedot sekä suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
- Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, verkkopalvelun omat tiedot -osiossa, tuotteiden ja palvelujen käytön yhteydessä, asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa tuote- ja palvelukehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin.
- Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten väestötietojärjestelmästä ja muista vastaavista rekistereistä.
- Käytämme evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”) palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen. Käytämme evästeitä myös sisällön yksilöimiseen ja mainonnan kohdistamiseen. Evästeiden avulla voimme muun muassa tarjota paremmin ajantasaisia ja yksilöllisiä palveluja näyttämällä käyttäjän kiinnostuksen kohteisiin perustuvaa sisältöä. Niiden avulla myös mahdollistetaan esimerkiksi sisäänkirjautuminen ja todennus, henkilökohtaisten asetuksien ja määrityksien tallentaminen sekä sivustojemme toiminnan analysointi. Käyttäessäsi verkkopalveluitamme ne keräävät esimerkiksi seuraavia tietoja: IP-osoitteen, mitä linkkejä käytät, mitä mainoksia tai muita sisältöjä olet katsonut, miltä sivulta tulet ja millä vierailet, selailun ajankohdan, selaimesi tai sovelluksen tyypin ja muita vastaavia tietoja.
- Evästeiden käyttöä voit säädellä esimerkiksi selaimien hallintotoiminnoista. Lisätietoja evästeistä on kunkin selaimen tietosuoja- tai ohjedokumentaatiossa. Tietyt palveluiden ominaisuudet määräytyvät evästeiden mukaan, joten evästeiden estäminen ja poistaminen (selain ja muut valinnat) saattavat vaikuttaa heikentävästi kyseisen verkko- tai mobiiliapplikaatiopalvelun toiminnallisuuteen ja käyttökokemukseen.
8. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Yhteisrekisterinpitäjät voivat luovuttaa henkilötietoja Suomen Golfliitto ry:lle, joka on Euroopan Golfliiton (EGA) alainen virallinen tasoitusta ylläpitävä toimija. Golfliitto käyttää tietoja asiakaspalveluun, lajin ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin. Golfliiton keskusrekisteriin toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija), lehden tilaustieto (paperilehti, digilehti), pelikierrokset ja tulokset.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
Yhteisrekisterinpitäjät voivat myös luovuttaa henkilötietoja toiselle Golfliiton jäsenseuralle vieraspelaamiseen liittyvän asiakassuhteen hoitoa varten. Vieraskentän ajanvarausjärjestelmään toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija).
10. Siirrämmekö henkilötietojasi EU-alueen ulkopuolelle?
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuoja-asetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
11. Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Jäsenten ja asiakkaiden tiedot säilytetään jäsenyyden tai asiakassuhteen ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti jäsen- tai asiakassuhteen ajan.
Jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen hänet siirretään ns. passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä. Entisten jäsenten ja asiakkaiden tiettyjä tietoja (ks. tarkemmin kohdan 4 taulukko yllä) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, jolloin entisiä jäseniä tai asiakkaita pidetään ns. potentiaalisina asiakkaina. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan, mikäli kyseiseen henkilöön ei ole kohdistunut markkinointitoimenpiteitä viimeiseen 12 kuukauteen tai jos henkilö on kieltänyt häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin.
Tietoja voidaan jäsenen tai asiakkaan suostumuksella säilyttää toistaiseksi.
12. Miten henkilötietosi suojataan?
Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa henkilötieto- ja varausjärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjien työntekijöillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää reksiteriä työtehtäviensä tekemiseen.
Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella.
Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmistoilla.
Toimisto- ja arkistotilat ovat toimiston kiinnioloaikoina lukitut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.
13. Sinun oikeutesi asiakkaanamme
Tarkastus- ja siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.
Oikeus peruttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröidyt voivat tarkastaa tähän selosteeseen liittyvät omat tiedot pääosin seuran käyttämästä sähköisestä järjestelmästä, WiseGolf.
Kaikki muut tässä selosteessa mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.
14. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeen sisältöön säännöllisesti.